雇用保険の加入漏れに気づいた会社が行う手続き

給与明細には雇用保険料があるのに、資格取得の通知が見当たらない。退職する従業員の手続きを始めて、加入漏れの可能性に気づくことがあります。

まず、加入が必要だった人か確認する

パートという名称や本人の希望ではなく、雇用契約の条件から加入要否を確認します。一般の適用事業では、週の所定労働時間が20時間以上で、31日以上の雇用見込みがある人が対象です。昼間学生は原則対象外ですが例外もあるため、学生・役員・同居親族等は別途確認します。根拠：東京ハローワーク「被保険者に関するQ&A」（Q2・Q18）。

総務担当者は、入社時と条件変更時の雇用契約書・通知書を並べ、週所定時間、契約期間、更新見込み、条件変更日を書き出します。試用期間・研修期間も含めた契約上の在籍初日が取得日の確認点です。「試用期間が終わってから加入」の運用がなかったかも調べます。根拠：同Q5。

加入記録・給与控除・年度更新を分けて調べる

「保険料を引いた」「保険料を納めた」「加入記録がある」は、それぞれ別の確認事項です。資格取得の通知が見当たらないだけでは、未加入と断定できません。まず提出控えや電子申請の処理結果を探し、見つからなければ管轄ハローワークへ加入記録の確認方法を聞きます。

例えば、給与からの控除と年度更新の賃金集計は行っていて、資格取得だけが未処理だった場合もあり得ます。逆に、加入記録はあるのに給与の控除設定が誤っている場合もあります。これは確認のための想定例であり、当事務所の受任事例ではありません。

遡及手続きに使う資料を揃えて、管轄窓口へ相談する

2年以上前の加入漏れは、保険料を控除していた証拠があるかで取扱いが変わります。通常は、被保険者だったことの確認が行われた日から2年前までの遡及が基本です。賃金台帳や給与明細で雇用保険料の天引きが確認できる場合、2年を超える遡及が可能となる特例があります。入社日に必ず遡れると約束せず、資料を管轄ハローワークへ提示します。根拠：東京ハローワーク「被保険者に関するQ&A」（Q12）。

相談するときは「対象者、契約条件、入社・条件変更日、控除開始月、加入記録の有無」を一枚にまとめます。総務と経理で確認担当を分け、資格取得の届出と、必要な労働保険料の確認・訂正を進めます。

年度更新については、加入記録の是正だけを見て賃金を機械的に追加しないようにします。すでに雇用保険対象賃金へ含めて申告しているかを年度ごとに確認し、訂正・追加納付の要否と手順を労働局等へ確認します。

本人への説明と、退職者の手続きを並行して進める

本人には、分かっている事実、確認中の事項、次の連絡日を分けて伝えます。退職予定者や給付手続きが近い人は、その予定も管轄ハローワークへ伝えます。手続き漏れによって失業等給付や育児休業給付等の手続きに影響する可能性があるためです。

すでに退職している人は、遡及取得だけで終わらせず、資格喪失届と、必要な離職証明書の作成・提出も確認します。短期間の勤務だけを理由に、会社が給付対象外と決めないようにします。根拠：東京ハローワーク「被保険者に関するQ&A」（Q14・Q16）。過去の本人負担分を今月の給与から一括控除する前に、対象期間・負担額・精算方法を確認し、本人への説明と必要な手続きを整理します。

「提出」ではなく「確認が完了」まで管理する

採用担当、手続き担当、給与担当の受渡しを、従業員一人につき一行で管理します。事業主は確認責任者を一人決め、毎月の給与締め前に未完了者だけを確認できるようにします。

ここは自社だけで判断しないほうがよい

よくある質問

給与明細に雇用保険料があれば加入済みですか？

給与控除と資格取得の確認は別です。取得通知や電子申請の公文書などを確認してください。

入社日まで必ず遡って加入できますか？

必ずとは限りません。通常の2年の取扱いと、控除を確認できる場合の特例を分け、管轄ハローワークに確認します。

従業員が加入を希望しないと言っています。

加入要件を満たす場合は、本人や会社の希望だけで加入を省略できません。

当事務所のサポート

加入漏れの確認では、従業員の条件と提出記録、給与、年度更新をつなげて見る必要があります。現在の契約書・給与明細・届出の控えを揃えてご相談ください。みなの社会保険労務士事務所が、確認する事項と手続きの進め方を一緒に整理します。