ハラスメント相談窓口の設置義務と、実効性ある体制づくり

パワハラ防止法により、すべての企業に相談体制の整備（相談窓口の設置など）が義務付けられています。しかし「窓口だけ作って終わり」では、形骸化してしまいます。

窓口設置に必要な要素

• 相談担当者の選任（社内 or 社外）
• 相談者・行為者等のプライバシー保護と、必要最小限の情報共有ルール
• 相談後の対応フロー
• 担当者が当事者・直属上司である場合の代替窓口
• 従業員への周知

社内窓口と社外窓口のメリット・デメリット

社内窓口

業務の理解が早い反面、社内人間関係から相談しづらい場合があります。

社外窓口

第三者性が確保される反面、相談内容を社内に共有する仕組みが必要です。

実務では、日常的な相談は社内窓口で受け、社内には話しづらい内容は社外窓口へ、と役割を分けて併用する形が現実的です。小規模な会社ほど、外部の専門家を社外窓口として活用する価値があります。

体制チェック表

プライバシーと記録の扱い

「誰にも話しません」と絶対的な秘密保持を約束すると、事実確認に必要な聞き取りができなくなることがあります。受付時に、相談内容はプライバシーに配慮して扱うこと、調査や保護措置のために必要な情報だけを関係者へ共有する場合があること、その目的・相手・範囲を説明し、相談者の意向を確認します。

相談記録について、一律に「5年以上保管」という一般的な法定期間は設けられていません。会社が案件対応、再発防止、紛争への備え等を踏まえて保存期間を社内規程で定め、相談窓口担当者、人事責任者など必要な人だけが閲覧できる状態にします。保存期間が終わった記録の廃棄方法も決めておきます。

実効性を高めるコツ

窓口を設置するだけでなく、定期的な研修と、相談しやすい雰囲気づくりが重要です。「相談したら不利益を受けない」ことを繰り返し伝えます。相談者や関係者への危険・報復・深刻な体調悪化が見込まれる場合は、事実認定を待たず、接触回避、勤務場所や指揮命令系統の一時変更、休暇・医療機関の案内など必要な保護を検討します。

ここは自社だけで判断しないほうがよい

よくある質問

従業員が少ない会社でも、相談窓口の設置は義務ですか？

企業規模を問わず、すべての会社の義務です。社内に話しづらい内容も想定されるため、小規模な会社ほど外部の専門家を社外窓口として活用する価値があります。

相談者に「誰にも話しません」と約束してよいですか？

絶対的な秘密保持を約束すると、事実確認に必要な聞き取りができなくなることがあります。受付時に、相談内容はプライバシーに配慮して扱うこと、調査や保護措置のために必要な情報だけを関係者へ共有する場合があること、その目的・相手・範囲を説明し、相談者の意向を確認します。

相談記録は何年保管すればよいですか？

ハラスメント相談記録そのものの保存期間を一律に定めた規定は見当たりません。案件対応、再発防止、紛争への備え等を踏まえて保存期間を社内規程で定め、相談窓口担当者や人事責任者など必要な人だけが閲覧できる状態にします。保存期間が終わった記録の廃棄方法も決めておきます。

当事務所のサポート

社外相談窓口の受託、相談対応フロー・規程の整備、管理職向け研修まで対応します。「窓口はあるが機能していない気がする」というご相談も歓迎です。